ビジネスメール、会社勤めのみなさんは毎日書かれていると思いますが
自分で読み返してみて「なんか微妙」って思ったことありませんか？
特に取引先に面倒な作業をお願いしなければならない場面、
やたらへりくだったメールになってしまって、
”その作業がなぜ必要で、結果的には相手にとってもメリットがある”ことがうまく表現できないんです。
決め手になる何かが足りない感じがします。
そして「足りない何か」を補うために、メールの前に電話を入れることになります。
本日は、私と同じ悩みをもつ方のために一冊の本を紹介します。
メンタリストDaiGoさんの「人を操る禁断の文章術」です。
コツ① きれいに書くことを目標にしない
メールについて考える前に、
文章を書くときの大前提について説明させてください。
学校のテストでは文章をいかに正しく書くかが重要視されていましたが、
ビジネスやプライベートの現実の生活では
相手に行動してもらうための文章を意識すべきです。
人は正しいことを言われるだけでは、
何かをしたいという気持ちになりにくいものです。
最近体脂肪率を気にしている人に向かって
「運動したらいいよ」と言っても
「分かっているけどできないんだよ」と反論されて終わりです。
では、相手に行動してもらうための文章とはいったいどんな文章なのでしょうか？
ライザップの本の帯に「健康診断の数値劇的改善！」と書かれており
さらにAmazonの本の紹介欄には
”提携医療機関120を超えるライザップだからこそ解説できる、医師によるライザップメソッドに対する見解も紹介。”
と書かれていました。
健康診断の数値が気になっている方は、思わず手に取ってしまいそうですよね。
このように相手の状況に合わせて
”その商品によって叶えられるなりたい姿”を想像してもらい
相手の行動したい気持ちを後押ししてくれる文章が目標です。
本書ではインスタントカメラを紙おむつ売り場に置いて、
「今しか見れない姿、残しませんか？」というメッセージを掲示し、
インスタントカメラをバカ売れさせたアメリカのお店の例が紹介されています。
直接カメラの性能や子供の姿を残すことの重要性を理詰めに説明するのではなく、
あえて相手の想像力に任せることで、買いたい気持ちにさせていると言えます。
あえて文章を短くすることで、読み手の想像力を借りる。「伝わる文章」よりも「したくなる文章」を書こう。
本書より引用
コツ② 損しないことを強調する
「万が一ご満足いただけない場合は全額返金します。」
よく見かけるフレーズですよね。
私たちは”自分だけ損をする”ことにとても敏感です。
例えば高級化粧水を買おうか迷っている人は
「もしこの5000円の高級化粧水を買って、
これまで使っていたドラッグストアの1000円の化粧水と違いがなかったら、
自分は4000円損をする。それは嫌だな。」
と心配しているので、返金制度があることで購入を後押しすることになります。
これと同じで、ビジネスメールでも「損しないこと」を強調することで
相手にデメリットを受け入れてもらえる文章を書くことができます。
例えばあなたは化粧品向け容器メーカーの営業担当で、
ライバル会社の同等品の方が価格が安く
顧客である化粧品メーカーから
「ライバル会社と同等価格でないと話にならない。値下げしてくれ。」と
言われた場合のメールの返信を考えてみましょう。
こんな時デメリットはあるが、もっと重要なポイントで相手は損をしないことを強調すると
心に響く文章になります。
『先日メールにてお申し出のあった
新商品向け化粧ボトルの価格値下げのご要望について
回答させていただきます。
価格値下げのご要望の件、
誠に申し訳ありませんが、
ご要望にお答えすることはできかねます。
化粧ボトルで最も多いクレームは輸送時に発生する傷や凹みですが
弊社独自の梱包方法により
装置導入前と比べて傷の発生を60%減少させることに成功しております。
貴社納入後に商品に傷が発見されれば納期の遅れにつながり
貴社にも大変なご迷惑をおかけしてしまいますので
弊社の方針として、価格は多少高くとも
確実に貴社のもとへ商品をお届けすることを最優先としております。
この点をご理解いただき、再度ご検討いただけますと幸いです。』
いかがでしょうか？
そういった心配がなくなるのであれば多少高くてもいいかなと思ってもらえる可能性は大いにありますし、
なぜ高いのかというデメリットの理由を伝えることで、
正直に話してくれると相手に感じてもらうことができ信頼につながるはずです。
多くの人の協力ナシに物事が進まないビジネスシーンだからこそ、デメリットをきちんと提示し、その上で得られるであろうメリットを伝え、最後に企画への意気込みや「あなたに頼みたい」という想いを書き添えるべきです。そんなソン・トク両面の揃った文章こそ、相手からの信頼を深めるトリガーとなるのです。
本書より引用
コツ③ 本音と建前のギャップを埋めてあげる
いきなり本音と建前とか言われても意味分からないですよね。
でもこの記事や本を読んでもらえれば
私と同じように「確かに自分の本音を叶えてくれるサービスを買っている！」と気づくと思います。
あなたが企業向けに従業員の勤怠管理サービスを
売り込みたいという場合で考えてみましょう。
会社の人事部はめちゃくちゃ忙しいです。
新入社員向け会社説明会の準備、従業員の昇級試験への対応、転勤社員のサポートなど
ほんとに色んな仕事があります。
建前としては「残業も気にせず全てを完璧にこなすスーパー人事」を目指していても
本音では「残業を減らして家族との時間を増やしたい」と思っている人も多いはずです。
ですので自分の提案によって建前と本音のギャップを埋められることをアピールできれば、
きっと相手は興味を持ってくれるはずです。
参考として、勤怠管理システムのTouch on Timeのホームページを見てみると、
人事の本音をくすぐる文章が散りばめられています。
「約26,000社の企業で、190万人の方にご利用いただいています。」
みんな使っているから、導入の際に上司の承認を得られやすそうですよね。
さらに「安心のサポート体制」について述べられており
もう楽になる未来しか見えません（笑）
上手に顧客が知りたい情報を押し付けがましくない力加減で
文章が書かれているな、と思って紹介させてもらいました。
この本音と建前、何かを顧客へ売りたい時だけでなく
社内で新しい設備を導入したい時など
色んな場面で応用できると思います。
誰もが少なからず使い分けている、本音と建前。その間にあるのは、理想（こうありたい）と現実（こうあるべき）の狭間で揺れる感情です。このギャップが大きくなればなるほど、その人を動かす、強いエネルギーに変わります。
本書より引用
最後に
いかがだったでしょうか？
本書には他にも文章のコツがたくさん紹介されていますので
これでビジネスやプライベートがうまくいくことが１回でもあれば、
間違いなく元が取れる、かなりコスパが良い投資だと思います。
好きな女性を食事に誘いたい場合のコツなんかも紹介されています（笑）
そしてDaiGoさんの本はどれも読みやすいので、
２時間あればサクッと読めるところもおすすめです。
このブログでは私が読んでよかったと思う本を紹介していきますので、
また見に来ていただけると嬉しいです。
